Kantoor Manager 2.0

Op deze pagina zal het door ons ontwikkelde Kantoor Manager programma worden toegelicht.
Dit programma is als standaard pakket direct te gebruiken binnen uw administratie, maar is ook in zijn geheel aan te passen aan uw eisen en wensen.

Het programma bestaat uit meerdere onderdelen met als hoofdmodules onder andere:

• Relatiebeheer systeem
• Facturatie systeem
• Offerte systeem
• Urenregistratie systeem
• Kilometerregistratie systeem
• Agenda
• Financiële Overzichten
• Belangrijke pasje en documenten archief

Relatiebeheer Systeem

In het programma zit een uitgebreid relatiebeheer systeem.
Dit bestaat uit een overzicht van de debiteuren en de crediteuren.
In het overzicht ziet u altijd direct de volgende gegevens van een debiteur of crediteur in een duidelijke tabel:

• Naam
• Adres
• Postcode
• Plaats
• Telefoon
• Fax

Van elke debiteur en crediteur kunnen alle meest gebruikte gegevens worden bijgehouden zoals:

• NAW gegevens
• Postadres gegevens wanneer deze afwijken van het adres
• E-mail en Internet adressen
• Contactpersonen met daarbij ook weer alle meest gebruikte gegevens

Wanneer u ook gebruik maakt van het facturatie systeem zijn bij de debiteur ook alle gemaakte facturen weer terug te vinden met daarbij ook de totalen voor het gekozen jaar. Het is daar dan mogelijk om een betalingsherinnering uit te printen voor de debiteur wanneer er facturen zijn die de betalingstermijn zijn overschreden.

Wanneer u ook gebruik maakt van het offerte systeem zijn bij de debiteur ook alle gemaakte offertes weer terug te vinden.

Wanneer u ook gebruik maakt van het urenregistratie systeem zijn bij de debiteur ook de geregistreerde uren terug te vinden met
daarbij ook de totalen. Ditzelfde geldt ook voor de kilometerregistratie.

Facturatie Systeem

Een belangrijk onderdeel van de Kantoor Manager is het facturatie systeem.
Hiermee kunnen op een snelle eenvoudige manier facturen gemaakt worden. Als basis hiervoor worden de debiteuren uit het relatiebeheer systeem en de ingevoerde artikelen/diensten gebruikt. Het is ook altijd mogelijk om zonder standaard artikelen/diensten te werken.

Wanneer u ook gebruik maakt van het urenregistratie systeem, kunt u deze ingevoerde uren ook gebruiken voor het opmaken van een factuur, deze uren worden dan als bijlage bij de factuur uitgeprint.

Wanneer u ook gebruik maakt van het kilometerregistratie systeem, kunt u deze ingevoerde kilometers ook gebruiken voor het opmaken van een factuur, deze kilometers worden dan als bijlage bij de factuur uitgeprint.

U hebt hier ook de mogelijkheid om aan te geven of en wanneer de factuur betaald is, op die manier krijgt u dus een overzicht van al uw openstaande posten en kunt u ook betalingsherinneringen uitprinten.

De facturen kunnen altijd later nog aangepast en/of verwijderd worden.

Offerte Systeem

Een ander belangrijk onderdeel van de Kantoor Manager is het offerte systeem.
Hiermee kunnen op een snelle eenvoudige manier offertes gemaakt worden. Als basis hiervoor worden de debiteuren uit het relatiebeheer systeem en de ingevoerde artikelen/diensten gebruikt.

U hebt hier ook de mogelijkheid om aan te geven of en wanneer de offerte geaccepteerd is, op die manier krijgt u dus een overzicht van al uw geaccepteerde offertes.

De offertes kunnen altijd later nog aangepast en/of verwijderd worden.

Urenregistratie Systeem

In deze module kunt u de gewerkte uren bijhouden van uzelf en/of
van uw werknemers.
Bij het invoeren kunt u een klant selecteren welke uit het relatiebeheer systeem komen, een datum, de tijd die gewerkt is, een categorie die uit de lijst van categorieën komen welke ingevoerd worden bij de instellingen en een omschrijving van de werkzaamheden.

De uren worden gegroepeerd per dag en tijdens het invoeren ziet u altijd het totaal van die dag.
Van de uren wordt ook bijgehouden of deze al gefactureerd zijn, dit gebeurd automatisch wanneer deze toegevoegd worden aan een factuur, maar dit kan ook handmatig in dit scherm aangegeven worden.

Er kan op elk moment een overzicht van de gemaakte uren worden uitgeprint, daarvoor kan een datumreeks worden opgegeven.

Deze uren zijn ook te zien bij de klanten afzonderlijk.

Kilometerregistratie Systeem

In deze module kunt u de gereden kilometers bijhouden van uzelf en/of van uw werknemers.
Bij het invoeren kunt u een klant selecteren welke uit het relatiebeheer systeem komen, een datum, het aantal kilometers die gemaakt zijn, de persoon die uit de lijst van personen komen welke ingevoerd worden bij de instellingen en een omschrijving van de rit.

De kilometers worden gegroepeerd per dag en tijdens het invoeren ziet u altijd het totaal van die dag. Van de kilometers wordt ook bijgehouden of deze al gefactureerd zijn, dit gebeurd automatisch wanneer deze toegevoegd worden aan een factuur, maar dit kan ook handmatig in dit scherm aangegeven worden.

Er kan op elk moment een overzicht van de gereden kilometers worden uitgeprint, daarvoor kan een datumreeks worden opgegeven.

Deze kilometers zijn ook te zien bij de klanten afzonderlijk.

Agenda

Via deze agenda kunt u op een eenvoudige manier uw afspraken bijhouden.
U ziet altijd een overzicht van een hele week, maar u kunt ook een maandoverzicht en een jaaroverzicht zien.

Voor een agendapunt wordt de dag gekozen, een tijd ingevuld en een omschrijving gegeven.

U kunt elke afspraak voorzien van een aparte tekstkleur, achtergrondkleur en opmaak. Bij een afspraak kan ook aangegeven worden of deze wekelijks, maandelijks of jaarlijks terugkeert.

Standaard staan alle feestdagen en speciale dagen al in de agenda, deze kunnen zelf ook nog toegevoegd worden, zoals bijvoorbeeld verjaardagen.

Financiële Overzichten

Door het invoeren van de facturen, kunt u ook meteen beschikken over uitgebreide financiële overzichten.
Bij het eerste overzicht kunt u een periode selecteren en daarvan het facturen overzicht bekijken als ook de totalen van die periode inclusief de BTW bedragen. U kunt als periode een jaar, kwartaal, maand of week kiezen. Uiteraard kunt u van deze overzichten ook weer een print maken.

Verder kunt u in deze module nog de omzet grafiek vinden.
Deze grafiek wordt gebaseerd op de omzetten per kwartaal.

Hiernaast zijn er ook overzichten van de omzetten per klant en per artikel gegroepeerd per jaar.

Wanneer u gebruik maakt van het urenregistratiesysteem vindt u hier ook een overzicht van de uren per klant, gegroepeerd per jaar.

Belangrijke pasjes en documenten archief

Het is mogelijk om in een beveiligd gedeelte van het programma uw belangrijke pasjes/codes/wachtwoorden en documenten op te slaan.
Op deze manier kunt u deze gegevens altijd terugvinden mochten deze zoekraken.

Dit gedeelte wordt met een wachtwoord afgeschermd welke eenmalig in het programma is ingesteld en daarna zelf veranderd kan worden vanuit het beveiligde gedeelte. Alle codes en wachtwoorden worden gecodeerd opgeslagen in de database van het programma en zijn dus niet terug te lezen door onbevoegden.

Ook kunt u belangrijke documenten in het programma scannen om deze, wanneer ze nodig zijn, vanuit het programma te kunnen printen. Bijvoorbeeld een kopie van uw paspoort of het uittreksel van de Kamer van Koophandel.

Aanpassen aan uw eigen wensen en eisen

Het programma is geheel naar uw wensen en eisen aan te passen.
Zo kunt u bijvoorbeeld denken aan de volgende uitbreidingen:

• Inkoop facturen
• Briefhoofd meeprinten met facturen
• Meer configuratie mogelijkheden

Voor de mogelijkheden van het aanpassen kunt u een afspraak met ons maken voor een demonstratie en het bespreken van de mogelijkheden.